A Hivatal Stratégiai célkitűzése a szükségtelen papíralapú adminisztráció megszűntetése. Ennek érdekében a Hivatal célja a belső iratkezelési folyamatok teljes elektronikus útra terelése és az ügyfeleivel történő elektronikus kapcsolattartás fejlesztése – a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (a továbbiakban: DÁP tv.) és az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügy. tv.) és végrehajtási rendeleteiben előírt szabályok és az ügyfelek rendelkezéseinek figyelembevételével – főként hivatali kapus, cégkapus és ügyfélkapus elektronikus kapcsolattartásra törekedve. A Hivatal iratkezelési folyamatainak fejlesztése céljából projektet hozott létre (továbbiakban IFK projekt), melynek célja a Hivatalban jelenleg működő Elektronikus Dokumentum és Iratkezelő rendszer (CONTENTUM – EDOK) kiváltása, egy digitális ügyintézést támogató irat- és dokumentumkezelő szoftver bevezetése. A beszerzés fő
célja, olyan elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer beszerzése, amely: -magas működésbiztonsági szinten támogatja a
papírmentes belső elektronikus működést, az elektronikus ügyintézés szervezeten belüli megvalósítását, -lehetőség szerint minél
kevesebb emberi beavatkozással, beépített automatizmusokkal képes támogatni a nagytömegű dokumentumok iratkezelési,
irattárolási, ügykezelési folyamatait, -biztosítja az hivatali iratkezelési feladatok ellátáshoz szükséges iratokkal kapcsolatos
munkafolyamat- és feladatkezelést, és biztosítja az ezzel kapcsolatban felmerülő riporting képesség kialakítását. -A Hivatal egy
komplex, főként elektronikus dokumentum menedzsment alapú működést kíván megvalósítani, ami szükségszerűen magában foglalja az egységes hagyományos papír alapú folyamatok támogatását is. Megvalósítandó jövőbeli iratkezelési folyamatokkal kapcsolatos főbb elvárások: Műszaki leírás 2. sz. melléklete. A beszerzés tárgya:
a) a 3/2018. (II.21.) BM rendelet alapján tanúsított elektronikus irat- és dokumentumkezelő szoftver (és rendszermodulok) (dobozos/saját fejlesztésű dobozos szoftverek) és kapcsolódó licencek szállítása (beszerzés fő tárgya): Ajánlatkérő a kész szoftver (és rendszermodulok) licencigazolások hiánytalan átadását a megvalósulási ütemtervben szereplő feladatok és határidők szerint 3 részletben kéri szállítani az alábbiak szerint: 20 db licenc a szerződéskötést követő 11. napon belül, 200 db licenc a szerződéskötést követő 179. napon belül, 580 db licenc a szerződéskötést követő 326. napon belül.
b) implementálási (megvalósítási, fejlesztési) feladatok: az implementálási feladatok a Műszaki leírásban meghatározott
követelmények szerint megvalósított alábbi feladatokat foglalják magukba:
ba) szoftverkörnyezet kialakítása (telepítés, paraméterezés),
bb) fejlesztési feladatok,
bc) rendszerintegrációs feladatok,
bd) oktatás,
be) tesztelés és hibakezelés,
bf) migrálási feladatok.
c) próbaüzem, éles indulás támogatása és további támogatási szolgáltatások. Ajánlatkérő a tesztek sikeres lezárását és azok
elfogadását, valamint a végfelhasználói oktatások lebonyolítását követően az irat- és dokumentumkezelő szoftver éles üzembe állítását várja el a támogatás során. Ajánlatkérő előírja, hogy az éles üzemre átadástól a támogatás időtartalmának végéig, amely legalább 6,de legfeljebb 12 hónap támogatási szolgáltatást biztosítson a Műszaki leírás követelményei szerint. A Hivatal iratkezelési tevékenységét a vonatkozó jogszabályok betartásával kell kialakítani, így az új irat- és dokumentumkezelő szoftvernek az alábbi jogszabályi alapkövetelményeknek való megfelelés mentén támogatnia kell az alábbiakat: • Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer a Hivatal iratkezelési folyamatának kialakítását a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet szerint képes támogatni, a 3/2018. (II.21.) BM rendelet 4.§-a alapján.
•Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II.21.) BM rendeletben szereplő elvárásoknak, melyet érvényes tanúsítvánnyal igazol.
• Az elektronikus iratok levéltári átadását az iratkezelő rendszerből közvetlenül szükséges megvalósítani az elektronikus
formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet előírásai szerint.
• Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendeletben szereplő irattári tervet kell kezelnie. • Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek biztosítania kell a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (a továbbiakban: DÁP tv.), az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. Törvényben (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) é s 321/2024. (XI.6.) Korm. rendeletben szereplő biztonságos kézbesítési szolgáltatással történő integrált működést, űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények és elektronikus űrlapok (iForm, E-papír) automatikus letöltését, érkeztetését, iktatását és ezek olvasható formában (pdf) történő megjelenítését. Az irat- és dokumentumkezelő szoftvernek a felületéről biztosítania kell a DÁP Tv. és végrehajtási rendeleteiben
meghatározott digitális szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó érvényesség
ellenőrzését.